ساختار سازمانی

وقتی صحبت از ساختار سازمانی می شود ناخودآگاه در ذهنم پادگان، سیستم نظامی و نقشه عملیات خطور می کند.
آیا با خود اندیشیده اید که چرا پادگانها تا این حد نظم داشته و همه چیز در آنجا به سرعت و دقت انجام می شود؟ بله – دلیل این مهم، چیزی نیست جز وجود سلسله مراتب و یک ساختار از پیش تعیین شده مدون و جامع که کمک می کند هر مهره ای به درستی فعالیت خود را انجام و در عملکرد مهره دیگر دخالت ننماید و از سویی به وظیفه محوله و مسئولیت های خویش طبق فرآیندی تدوین شده کاملاً آگاه باشد.

متاسفانه در بسیاری از سازمانهای ایرانی ساختار سازمانی وجود ندارد و اگر هم ساختاری وجود داشته باشد یک نمایش گرافیکی تجملاتی و رفع وظیفه ای است که بسیاری از پست های سازمانی در آن وجود ندارد و یا سابقا بوده و امروز حذف شده اند؛ امّا ساختار به عنوان یک سند مهم همچنان بر روی دیوار نقش بسته است و همگان از کنارش به سادگی و راحتی می گذرند. مدیران محترم آگاه باشید که ساختار سازمانی چارچوبی است برای تقسیم، هماهنگی و ارتباط فعالیت های اعضاء سازمانتان و این ساختار در هر سازمان با سازمان دیگر متفاوت است، بنابراین از کپی کردن ساختار سایر سازمان ها اجتناب و از سویی به عنوان یک اثر گرافیکی و تجملاتی به آن نگاه نکنید.

ساختار هر سازمان حتی با سازمان مشابه خود به این علت متفاوت است که شرایط محیطی، راهبردها و اهدافی که سازمان ها تعقیب می نمایند کاملاً با یکدیگر متفاوت هستند. ساختار سازمانی شما از عواملی همچون محیط، فناوری، اندازه، استراتژی و نحوه توزیع قدرت، کنترل و نظارت تشکیل یافته است. بنابراین با یک بررسی و نگاه دقیق از درون به بیرون و از بیرون به درون، ضمن در نظر داشتن پتانسیل ها، منابع و فرهنگ سازمانی، با کمک متخصصین امر، ساختار سازمانی خود را ترسیم و آن را به درستی پیاده سازی نمایید.

آنچه تاکنون در سازمان شما باعث رشد و حرکت رو به جلوی غیرافزایشی شده است بی شک ریشه در ساختار غیر رسمی شما دارد و از امروز لازم است به این عارضه متولد شده خطرناک، شکل و ترکیبی متفاوت ببخشید تا هر چه سریعتر بهبود آن را نظاره گر و بهره وری بالاتری را تجربه نمایید.

گام های اصلی در تدوین، ترسیم و استقرار ساختار سازمانی به شرح ذیل هستند:

1- تعیین بیانیه رسالت و ماموریت سازمان
2- فهرست نمودن توانایی ها، تخصص ها، بازارها و ظرفیت های سازمانی
3- طراحی مدل اولیه ساختار
4- استخراج فرآیندها و دستورالعمل وظایف
5- جاگذاری افراد در مشاغل طراحی شده
6- آموزش ساختار به تمام اعضاء سازمان
7- پیاده سازی آزمایشی و رفع خطا و اصطکاک های احتمالی

8- نهایی سازی و استقرار دائمی ساختار
9- بازنگری و بازبینی های مستمر
10- اجرایی کردن ساختار به صورت علنی و رسمی

انواع ساختار های سازمانی موجود:

1- ساده

2- وظیفه ای

3- ماتریسی
4- تیم محصول

5- چند بخشی

6- جغرافیایی
7- ادهوکراسی (کارموقت)

8- شبکه ای (سازمان مجازی)

برای تهیه کتاب سرطان کسب و کار نوشته دکتر علی شیخ زاده کلیک کنید

اجزای اصلی ساختارهای پلکانی یا وظیفه ای که سلسله مراتبی اجرا می شوند عبارتند از:

1- سطح یک – مدیران ارشد
2- سطح دو – مدیران میانی
3- سطح سه – مدیران اجرایی – عملیاتی
4- سطح چهار – پرسنل عملیاتی – اجرایی

بخش 1 و 2 ستادی و بخش 3 و 4 صفی محسوب می شوند.

اگر ازکم کاری و عدم قبول تعهدات کارکنان خود شکایت دارید، اگر معتقدید بهره وری بالاتری ممکن است محقق شود، اگر در سازمان خود اصطکاک و برخورد بسیار دارید، اگر در زمان بروز مشکل یا مسئله ای مقصّر اصلی را پیدا نمی کنید، اگر با کارشکنی مواجه هستید، اگر وابسته به یک یا چند نیروی خود هستید و هزاران امّا و اگر دیگر، توصیه می کنم ابتدا ساختار و چارت سازمانی خود را با برترین متد و روش ها، طراحی و سپس تمام مشکلات یاد شده را حل و فصل و برای همیشه ریشه کن نمایید.

نیروهای انسانی شما باید براساس چارت سازمانی، فرآیندهای مطروحه و لایحه شرح وظایف به آنچه موظف به انجام آن هستند، آگاه بوده و بدون هیچگونه تعارض و تعارفی به فعالیت و وظایف محوله بپردازند.
اگر ساختار از بالا به پایین وظیفه ای را با ساختار فرآیندی و تیم محور تلفیق نمایید، یک مدل کاملاً ایرانیزه و کاربردی بدست م یآید که هم مکانیکی و هم ارگانیکی است.

منظور از استخراج فرآیندها عبارت است از:

تعیین نقطه A تا Z انجام یک عملیات در سازمان با مشخص کردن ایستگاه ها، نقش افراد، مسئولیت ها و با نگاهی به سلسله مراتب ها و ابزارهای موجود. برای انجام بهین هی فرآیندها، شما نیاز به استخراج اجزای هر فرآیند و زمان انجام آن با احتساب حداقل ده درصد زمان بیشتر دارید که در اصطلاح مشخص شود، هر سیلابس کاری چه میزان تلاش و زمان می طلبد؟

Visits: 79